かんたん文書電子シリーズ

2006年05月17日

顧客のデータをアナログとデジタルでしっかり管理。またまた勉強です。

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今日も、木村さんところで教えていただいた、顧客との見積もりから管理の手順について

 ISOを取得されていて、プロセスの考え方がとてもフローでしっかりしている。

だから、実際に動いてる物件に関しては、棚がしっかり整備されている。つまり、物件が動いている間は、ある程度融通が利く、アナログの見える管理へ

 そして、物件が終わって記録として残すときは、複合機を使って、デジタル管理。

さすがです。やはり、プロセス改善は、日々の仕事の改善を全員が取り組みながら進んでいくんですね。



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2006年05月08日

さあ今日から、5月がうごきだす。GWで、徹底的に電子化の練習をしたので・・・会社でも

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今日は、5月の会議がおわって、本当に活動しだす日。
早速、GWで培った、新しい技術を使って、スタート。
 総務部で、集まって(Oさん、Sさん、平元君)で、目標管理を ISOの継続的管理の中でスタート。
 まずは、経理情報をもう電子化して、いこう。

 電子帳簿保存法に係る電磁的記録による保存等の承認状況について

 こんな難しく書いてあるけれど、スキャンして、ISOの文書管理プロセスで、徹底的に使いやすく、運用しやすくしていこうと思っています。

 私達の会社も 11年、いろんなものが一杯たまっていますが、問題は、誰かが判断するという業務があること。

 要は、作業がしっかりと最初の仕組みに判断を入れずに運用できるようにすること。
 今のITはそこまで来ています。

 今日は、 経理関連の帳簿をつかいます。

 試算表からなにから、とりあえず、スキャン

 1期から3期までは、法律上も、廃棄してok・・・でもせっかくの会社の立ち上がりの貴重な資料をと思っていましたが、今回は、全然ok。

 scansnapを使って、一期分のすべての書類を読み込んで整理しても、1時間もかからない。これはいい・・・

 さあ、ISOの監査まで、らくらく整理プロジェクトがんばっていきまっしょい。(*^。^*)

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